I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) sind die HOECK SCHLÜTER VAAGT Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, E-Mail: info@hsv-fl.de, eingetragen im Partnerschaftsregister bei dem Amtsgericht Kiel unter PR 571 KI sowie die bei HOECK SCHLÜTER VAAGT tätigen Notare Jan Fegter, Carsten Ribbrock, Dr. Christina Meß und Daniel Freiherr von Oldershausen.

Als Datenschutzbeauftragte für HOECK SCHLÜTER VAAGT und für die bei HOECK SCHLÜTER VAAGT tätigen Notare ist die DATROS GmbH, Lise-Meitner-Straße 15, 24941 Flensburg, +49 (0)461 150 4300, E-Mail: office@DATROS.de, Ansprechpartner Adrian Branga, bestellt.

II. Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Mandatsbetreuung und im Notariat

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Wahrnehmung der uns durch den Mandatsvertrag mit unseren Mandanten übertragenen Aufgaben, der Interessen der Urkundsbeteiligten im Notariat oder der uns durch Gesetz übertragenen Aufgaben und Verpflichtungen. Insoweit ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vertretung der Interessen von Mandanten, der Bearbeitung der Anliegen von Urkundsbeteiligten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich.

2. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und e) DSGVO, § 3 Abs. 1 LDSG-SH.

Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Beurkundungsverfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Sprach- und Schreibbehinderungen), sowie im Einzelfall notwendige, weitere Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung diese besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff. 28 BeurkG.

Weiterhin erheben wir auch aus öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister.

3. Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Mandatsbetreuung betrifft folgende Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter, Angehörige, Mandanten, Gegner, Partner und Dritte.

Ferner betrifft die Bearbeitung folgende Kategorien personenbezogener Daten: öffentliche Daten, berufliche Daten, Bildaufzeichnungen, IT-Nutzungsdaten, Grundstücksdaten, Steuerdaten, private Kontakt- und Indentifikationsdaten, Vertragsdaten, Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen, Entgelt- und Zeitwirtschaftsdaten, Bonitäts- und Bankdaten, Daten gemäß Art. 9 DSGVO, Daten zu Straf- und Ermittlungsverfahren sowie biometrische Daten.

4. Empfänger Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies zur Abwicklung des erteilten Auftrages erforderlich ist, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist oder Sie hierin eingewilligt haben. Eine Übermittlung an Drittländer gemäß Art. 13 Abs. 1 f) DSGVO erfolgt grundsätzlich nicht.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem das örtlich zuständige Gericht und die dort angesiedelten Stellen, das zentrale Testamentsregister, sowie das Vorsorgeregister sein. Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zu Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.

Soweit es nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört  insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz  sowie zur Geltendmachung Ihrer Rechte und zur Abwehr von Ansprüchen der Gegenseite. Die weitergegebenen Daten dürfen von  den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.  Das Mandatsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Mandatsgeheimnis  unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

5. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und digital solange diese zu Zwecken einer Kollisionsprüfung oder der Prüfung einer Interessenkollision erforderlich sind. Ferner speichern wir personenbezogene Daten in einzelnen Mandanten bis zum Ablauf der Verjährung möglicher Ansprüche der Beteiligten aus den jeweiligen Vorgängen. Zudem ergeben sich gesetzliche Mindest-Aufbewahrungsfristen aus den Regelungen des HGB, der BRAO, der DONot, des BeurkG sowie der AO und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig. So beträgt z.B. die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gem. § 257 HGB iVm. § 147 AO zehn Jahre ab Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung oder für Urkunden allgemein 100 Jahre gem. § 5 Abs. 4 DONot.

6. Ihre Rechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die zu ihrer Person gespeicherten Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO und ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, sowie zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 21 DSGVO. Die vorstehenden Rechte können im Einzelfall eingeschränkt sein, sofern die anwaltliche oder notarielle Verschwiegenheitspflicht dem entgegensteht.

In Einzelfällen benötigen wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren. Die für Sie zuständige Behörde ist: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, mail@datenschutzzentrum.de, www.datenschutzzentrum.de.

III. Informationen zur Datenverarbeitung beim Besuch unserer Internetseite

Die folgenden Informationen geltend für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Internetseite unter www.hsv-fl.de:

1. Zu welchem Zweck werden Ihre Daten verarbeitet?

Personenbezogene Daten, die Sie uns über das Internet mitteilen, werden von uns ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

– Zurverfügungstellung des Onlineangebotes sowie seiner Funktionen und Inhalte

– Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern

– Sicherheitsmaßnahmen

– Reichweitenmessung

2. Auf welcher Rechtgrundlage beruht die Verarbeitung?

Die Datenverarbeitung beim Besuch unserer Internetseite erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Im Übrigen gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten

Im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Internetseite verarbeiten wir Daten des Nutzers und Daten folgender Kategorien: IT-Nutzungsdaten.

4. Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. An wen werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet durch uns nicht statt:

Bei der Kommunikation über das Internet binden wir ggf. Dienstleister ein, die – genau wie wir selbst und unsere Angestellten – verpflichtet sind, Informationen, die dem Mandatsgeheimnis unterliegen, geheim zu halten.

Automatisierte Verarbeitung

Provider

In den durch unseren Webspace-Provider zur Protokollierung von Zugriffen erstellten sog. Server-Logfiles werden automatisch solche Daten gespeichert, die Ihr Browser von sich aus an uns übermittelt. Dies sind regelmäßig:

• Browsertyp/ -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP Adresse)
• Uhrzeit der Serveranfrage
• die angefragte URL
• das Ergebnis der Anfrage (z.B. “Seite nicht gefunden” oder “OK”)
• die Menge der übertragenen Daten in Kilobyte (KB)

Diese Daten können von uns in der Regel nicht bestimmten Personen zugeordnet werden. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird von uns nicht vorgenommen, die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

6. Welche Rechte stehen Ihnen zu?

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt Ihnen eine Reihe von Rechten, über die wir Sie nachfolgend gerne kurz informieren. So haben Sie das Recht,

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine etwa erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wegen aller Anliegen können Sie sich an die oben angegebene E-Mail-Adresse wenden.